CSV naar MT940 converteren: stap-voor-stap handleiding

Leer hoe u CSV bankexports van ING, Rabobank, Revolut, N26 en PayPal omzet naar MT940. Complete handleiding voor administratiekantoren en accountants.

Banken als Revolut, N26 en PayPal leveren geen MT940 bestanden. In plaats daarvan exporteren ze transacties als CSV bestand. Om die mutaties te importeren in boekhoudpakketten als Minox, Exact of Twinfield, moet het CSV bestand eerst worden omgezet naar MT940. Dit proces heet CSV naar MT940 conversie.

Waarom is CSV naar MT940 conversie nodig?

Boekhoudpakketten accepteren bankmutatiegegevens alleen in gestandaardiseerde formaten zoals MT940 of CAMT.053. Een CSV bestand van Revolut heeft een andere kolomstructuur dan een CSV van ING of N26 - en geen van deze formaten wordt direct herkend door uw boekhoudsoftware.

Zonder conversie moeten medewerkers de transacties handmatig overtypen of manueel inladen via een tussenstap. Bij 50 mutaties per week kost dat al snel 1,5 tot 3 uur per week. Voor kantoren met meerdere klanten loopt dit op tot een volledige werkdag per week.

Welke CSV formaten worden ondersteund?

Niet elk CSV bestand heeft dezelfde structuur. Elke bank heeft zijn eigen kolomindeling, datumnotatie en transactiebeschrijving. Ondersteunde bronnen:

• ING - CSV export via Mijn ING Zakelijk
• Rabobank - CSV export via Rabo Internetbankieren
• Revolut - CSV activiteitenrapport via het Revolut dashboard
• N26 - CSV transactieoverzicht via de N26 webomgeving
• PayPal - CSV activiteitenrapport via het PayPal dashboard

Stap-voor-stap: CSV naar MT940 converteren

Stap 1: CSV bestand downloaden

Log in op uw bankierenomgeving en download het transactieoverzicht als CSV. Bij ING vindt u dit onder 'Afschriften downloaden'. Bij Revolut gaat u naar 'Statements' en kiest u CSV als exportformaat. Bij PayPal downloadt u het activiteitenrapport via het rapportagecentrum.

Stap 2: CSV bestand uploaden

Upload het CSV bestand in de conversietool. De tool herkent automatisch het formaat op basis van de kolomstructuur en de bankbron die u selecteert. U hoeft zelf geen veldtoewijzingen in te stellen.

Stap 3: Validatie en conversie

De conversie-engine valideert het CSV bestand op volledigheid en correctheid. Ontbrekende velden, onjuiste datumnotaties of afwijkende valuta worden automatisch gecorrigeerd of gemarkeerd. U ontvangt direct een melding als er iets niet klopt.

Stap 4: MT940 bestand downloaden en importeren

Na validatie is het MT940 bestand direct beschikbaar voor download. Importeer het bestand in uw boekhoudpakket via de standaard bankafschriften import. In Minox gaat dit via Bankieren > Bankafschriften importeren > MT940.

Handmatig vs. geautomatiseerde conversie

Er zijn gratis online tools beschikbaar voor incidentele CSV naar MT940 conversie. Voor kantoren die dagelijks of wekelijks meerdere bankexports verwerken, is een geautomatiseerde oplossing efficiënter. KB Data Solutions biedt een abonnementsdienst waarbij het gehele kantoor onbeperkt bestanden kan uploaden.

• Vanaf €8,50 per maand per kantoor
• Inclusief 125 mutaties per maand
• ING, Rabobank, Revolut, N26 en PayPal ondersteund
• Directe conversie, geen wachttijd
• Automatische validatie van elk bestand

Veelgemaakte fouten bij CSV naar MT940 conversie

De meestgemaakte fouten bij handmatige of semiautomatische conversie:

1. 1.Verkeerde datumnotatie: DD-MM-YYYY versus MM/DD/YYYY geeft onjuiste boekingsdatums.
2. 2.Ontbrekend IBAN: sommige CSV exports bevatten geen tegenrekeningnummer, waardoor het MT940 bestand incomplete transactiegegevens heeft.
3. 3.Valutaomrekening: PayPal transacties in USD worden niet automatisch omgezet naar EUR zonder correcte wisselkoers verwerking.
4. 4.Tekens in omschrijvingen: speciale tekens (&, <, >) in transactieomschrijvingen kunnen het MT940 bestand ongeldig maken.