WeFact koppelen met Minox: complete uitleg
Hoe werkt een WeFact Minox koppeling? Lees wat de integratie doet, welke data gesynchroniseerd wordt en wat het u oplevert aan tijdsbesparing.
WeFact is een populair facturatiesysteem voor Nederlandse ondernemers en administratiekantoren. Minox is een boekhoudpakket dat veel door accountants en administratiekantoren wordt gebruikt. De combinatie WeFact + Minox is gangbaar, maar standaard communiceren de twee systemen niet met elkaar. Facturen en debiteuren moeten handmatig worden overgenomen - of via een koppeling worden gesynchroniseerd.
Wat doet een WeFact Minox koppeling?
Een WeFact Minox koppeling synchroniseert verkoopfacturen automatisch vanuit WeFact naar uw Minox-administratie. De koppeling mapt grootboekrekeningen, BTW-codes en debiteurgegevens automatisch. Facturen die in WeFact worden aangemaakt of gewijzigd, verschijnen zonder handmatige tussenkomst in Minox.
- Automatische synchronisatie van verkoopfacturen
- Slimme mapping van BTW-codes (21%, 9%, 0%, vrijgesteld)
- Automatische debiteuren aanmaak en koppeling in Minox
- Directe koppeling met het Minox Document Archive voor bijlagen
- Real-time foutdetectie: onjuiste boekingen worden tegengehouden
Waarom handmatig overtypen niet schaalbaar is
Bij een klein volume aan facturen - zeg 20 per maand - is handmatig overtypen nog te doen. Bij 100, 300 of 1.000 facturen per maand is het ondoenlijk. Fouten sluipen erin, afstemming kost extra tijd en medewerkers besteden uren aan repetitief werk dat geautomatiseerd kan worden.
Een administratiekantoor met 15 klanten die elk 50 facturen per maand verwerken, verwerkt maandelijks 750 facturen. Bij 3 minuten per factuur is dat 37,5 uur handmatig invoerwerk per maand - bijna een volledige werkweek.
Hoe werkt de WeFact Minox koppeling technisch?
De koppeling maakt gebruik van de officiële WeFact API en de Minox API. Via WeFact worden nieuwe en gewijzigde facturen opgehaald. De koppelingsengine vertaalt de WeFact-datastructuur naar het Minox-formaat, inclusief grootboekposten, BTW-verdeling en debiteurgegevens.
Voordat een factuur definitief in Minox wordt geboekt, voert de engine een validatiecheck uit. Ontbrekende grootboekrekeningen, onjuiste BTW-codes of onbekende debiteuren worden gemarkeerd en tegengehouden. U ontvangt een melding zodat u de uitzondering kunt oplossen.
Implementatie: hoe lang duurt het?
De implementatie van een WeFact Minox koppeling duurt doorgaans 4 tot 6 weken. De meeste tijd gaat zitten in de intake en het mappen van uw specifieke WeFact-productcodes naar de juiste grootboekrekeningen in Minox. Elk kantoor heeft een eigen grootboekschema, dus dit is altijd maatwerk.
- 1.Intake: in kaart brengen van uw WeFact-inrichting en Minox-grootboekschema.
- 2.Mapping: koppeling van BTW-codes, productgroepen en debiteuren.
- 3.Bouw: realisatie van de koppeling op basis van de intake.
- 4.Test: validatie met echte factuurdata uit uw omgeving.
- 5.Go-live: activering in productie met monitoring.
Wat kost een WeFact Minox koppeling?
KB Data Solutions biedt de WeFact Minox koppeling als maandabonnement aan. De prijs is gebaseerd op het aantal facturen per maand per administratie. Het Brons pakket start bij €19,50 per maand inclusief 100 facturen. Voor grotere volumes zijn de pakketten Zilver en Goud beschikbaar.
Benieuwd wat de WeFact Minox koppeling voor uw kantoor betekent? Neem contact op voor een vrijblijvende intake. Wij analyseren uw situatie en laten zien wat er mogelijk is.
Neem contact opWerkt de koppeling ook als wij meerdere WeFact-accounts hebben?
Ja. De koppeling kan worden ingericht voor meerdere WeFact-accounts, elk gekoppeld aan een eigen administratie in Minox. Dit is standaard voor administratiekantoren die meerdere klanten beheren.
Wat gebeurt er als een factuur wordt gecrediteerd of gewijzigd in WeFact?
Wijzigingen en creditnota's worden automatisch gesynchroniseerd. Een creditnota in WeFact resulteert in een correctieboeking in Minox. De koppeling houdt de status van elke factuur bij.
Hebben wij een specifieke Minox-licentie nodig?
De koppeling maakt gebruik van de standaard Minox API en het Document Archive. Wij adviseren u tijdens de intake welke Minox-configuratie vereist is voor uw situatie.
Kunnen wij de koppeling zelf aanpassen als onze grootboekinrichting verandert?
Grootboekwijzigingen worden voor u verwerkt. U hoeft zelf niets technisch te configureren. Bij een wijziging in uw Minox-inrichting of WeFact-productcodes nemen wij de mapping opnieuw door.